9 мин

7 июля

Как считаются отпускные: формула расчёта

Бывает так: перед отпуском человек ожидает получить одну сумму, а выдают другую. Дело не в том, что бухгалтер где-то ошибся. Просто компенсация отдыха рассчитывается по своей формуле и не фиксирована: в одни месяцы можно получить больше, чем в другие. Рассказываем, как считаются отпускные, когда выгоднее устроить каникулы и при чём тут количество праздников.

Когда можно уйти в оплачиваемый отпуск

По ТК РФ сотрудник может взять минимум 28 дней оплачиваемого отпуска в год. В некоторых профессиях даже больше. Например, педагог может отдыхать от 42 до 56 дней. Такой отпуск называется основным.

По общему правилу человек может взять основной отпуск после того, как проработает в компании 6 месяцев. Но некоторые сотрудники имеют право уйти отдыхать и раньше — по договорённости с работодателем. К таким сотрудникам относятся:

подростки младше 18 лет;
беременные женщины — они могут взять отпуск перед декретом или сразу после него;
люди, которые усыновили ребёнка не старше 3 месяцев.

Если человек подходит под условия, работодатель не может запретить ему отпуск, — более того, он должен отпускать сотрудников на отдых. Бывает даже так, что людей приходится уговаривать отдыхать: они не хотят в отпуск, но компания должна исполнить требования закона.

Кроме основного отпуска, существуют дополнительные. Обычно на них имеют право люди, которые трудятся в тяжёлых условиях, например на вредных производствах. Правила расчёта отпускных — свои для каждого типа отпуска. В этой статье обсудим, как платят за основной отпуск: 28 дней в году или больше.

Больше статей про жизнь, недвижимость и финансы — в журнале М2. Добавьте в закладки браузера, чтобы не потерять: узнавайте о новых статьях первыми.

Как посчитать отпускные

Отпускные — это выплата, которую сотрудник получает вместо зарплаты. Их платят за каждый день отдыха, в том числе выходные. Но есть исключение — официальные праздники. Например, если отпуск приходится на Новый год или 8 Марта, они не оплачиваются, но и не тратят запас дней.

Василий хочет взять отпуск на 10 дней: с 1 по 10 марта. 8 Марта — государственный праздник. Платить за него не будут, но и день отпуска не потратится. Фактически Василий израсходует только 9 дней отпуска.

Обычно отпускные меньше зарплаты, и считают их иначе. Стандартная формула для расчёта отпуска выглядит так:

Самое сложное тут — средний дневной заработок. Он зависит от зарплаты и того, сколько человек проработал за последние месяцы. Разберёмся с этим подробнее.

Как посчитать средний дневной заработок

СДЗ — это усреднённая сумма, которую сотрудник получает за день. Один из её параметров, расчётный период, рассчитывается по календарным, а не рабочим дням. Поэтому СДЗ обычно меньше реального дневного заработка. Считается по формуле:

Расчётный период — это последние 12 месяцев до того месяца, в котором человек уходит в отпуск. Например, если уйти отдыхать в июне 2025 года, расчётный период будет длиться с июня 2024 по май 2025 года.

Если человек проработал в компании меньше 12 месяцев, расчётный период для него считается с первого дня на этом месте. Например, для сотрудника, который устроился в прошлом мае, расчётный период начнётся с мая.

Чтобы рассчитать суммарный доход, нужно сложить все деньги, которые человек заработал за расчётный период. Но подходит не любая выплата. Принцип такой: если выплата официальная и касается вознаграждения за труды — её включают в расчёт. Если это подарок, компенсация, «серая» премия или что-то ещё, не связанное с рабочим процессом, — такой доход не учитывается.

Заработок нужно учитывать до вычета налогов.

Например, Иван хочет уйти в отпуск. Его зарплата до вычета налогов — 80 тыс. рублей в месяц. За последний год он получил 50 тыс. рублей квартальной премии и 20 тыс. рублей премии в честь свадьбы. А ещё один раз уходил в отпуск на месяц.

Суммарный доход Ивана за расчётный период будет таким:

зарплата: 80 тыс. рублей × 11 месяцев = 880 тыс. рублей;
квартальная премия: 50 тыс. рублей.

Премия в честь свадьбы и месяц отпуска в расчёте не учитываются. Выходит, что суммарный доход Ивана — 930 тыс. рублей за последние 12 месяцев.

Чтобы рассчитать количество отработанных дней, можно просто сложить те дни, в которые человек выходил на работу. А можно использовать формулу:

Умножить количество отработанных полностью месяцев на 29,3. Это число — среднее количество дней в одном месяце.
Прибавить количество отработанных дней в месяцах, в которых человек какое-то время не работал.

За последний год Татьяна брала два больничных — 7 дней в сентябре и 10 дней в октябре. Вот как ей подсчитать количество отработанных дней.

Умножить 29,3 на 10 — получится 293 дня. Столько Татьяна проработала за те 10 месяцев, в которые не болела.
Подсчитать количество отработанных дней в сентябре: 30 − 7 = 23.
Подсчитать количество отработанных дней в октябре: 31 − 10 = 21.
Сложить все отработанные дни: 293 + 23 + 21 = 337 дней.

Если сотрудник не пропускал рабочие дни, расчёты можно упростить: умножить 12 месяцев на 29,3. Получится 351,6 дней.

Чтобы узнать средний заработок для отпускных, подсчитанный общий доход нужно поделить на количество отработанных дней. Получится число, которое человек в среднем зарабатывает за один день. Именно столько денег сотрудник получит за каждый день отпуска.

Виталий получает 70 тыс. рублей в месяц. В июне он решил уйти в отпуск на две недели — 14 дней. За последний год он не болел и не брал отгулы, а в январе получил премию в 50 тыс. рублей. Вот как будут считаться его отпускные:

зарплата за год: 70 тыс. рублей × 12 = 840 тыс. рублей;
премия: 50 тыс. рублей;
суммарный доход: 840 + 50 = 890 тыс. рублей;
количество отработанных дней: 29,3 × 12 = 351,6, так как больничных и отгулов не было;
средний дневной заработок: 890 тыс. рублей ÷ 351,6 = 2531,28 рубля.

Отпускные будут такими: 2531,28 × 14 = 35 437,92 рубля. Но это сумма до вычета налогов. На руки Виталий получит меньше денег — уже после их вычета.

Когда идти в отпуск, чтобы получить больше

Отпускные зависят от СЗД. Если он высокий — за отдых заплатят больше, и наоборот. Поэтому выгоднее всего уходить в отпуск, когда средний заработок на пике: больничных за год было мало или не было вообще, а премии платили регулярно. Повлиять на эти факторы можно не всегда. Вряд ли человек способен с точностью знать, когда попадёт в больницу или лишится премии. Но учесть то, что уже случилось, вполне реально.

Например, Яна помнит, что долго болела в прошлом октябре. С тех пор она уже была в отпуске — эйчары не торопят с отдыхом. Поэтому Яна дожидается, когда с момента болезни пройдёт год, перед тем как снова уйти в отпуск. Так прошлые больничные не испортят ей средний заработок.

Размер отпускных зависит и от месяца, в котором человек уходит отдыхать. Точнее, от того, сколько в нём праздников. Тут нужно учитывать несколько вещей:

За государственные праздники вроде 8 Марта или 9 Мая не начисляют ни зарплату, ни отпускные.
За выходные дни не начисляют зарплату. А вот отпускные могут начислить, если день отпуска приходится на выходной.
Зарплата за месяц не меняется вне зависимости от количества праздников. Но человек работает меньше дней — рабочий день становится пропорционально дороже. Например, в январе он ценнее, чем в июле.
Если взять отпуск на эти дорогие рабочие дни — за них не дадут зарплату. Их повышенная стоимость просто сгорит.

Вывод простой: в отпуск выгоднее уходить в те месяцы, когда праздников мало. Обычно это апрель, июль и сентябрь — длинных выходных в них практически не бывает.

Самыми невыгодными периодами стабильно оказываются январь и май с их долгими каникулами. Но это так, только если брать отпуск в рабочие дни. Если взять его на выходные — за месяц можно получить даже больше, чем обычно, хотя часть отпускных дней сгорит зря.

Игорь и Роман оба решили уйти в отпуск в мае 2025 года.

Игорь решил сэкономить количество доступных ему дней отдыха. Поэтому взял отпуск только на рабочие дни: 5–7 и 12–16 мая. За эти даты он получит не зарплату, а отпускные. А за выходные дни ему ничего не заплатят. В итоге доход за месяц будет ниже оклада.
У Романа накопилось много нерастраченных дней отпуска. Поэтому он взял отпуск с 3 по 16 мая — захватил в них праздничные дни. 8 и 9 мая не будут считаться днями отпуска, но за остальные даты, включая выходные, ему заплатят отпускные. Так что его доход за май может быть даже выше, чем в обычный месяц.

Когда работодатель платит отпускные

Чаще всего — за три дня до отпуска или раньше. Это стандартный срок, описанный в законе. Но бывают форс-мажоры, когда отдых нужен срочно, и работодатель просто не успевает заплатить вовремя. Например, сотрудник попросил об отпуске всего за пару дней до него.

Срочный отпуск ещё называют внеплановым. Как выплачивают отпускные в таких случаях — зависит от обстоятельств:

Есть люди, которым нельзя отказывать в срочном отпуске. Это многодетные родители, несовершеннолетние, почётные доноры или родители детей-инвалидов. Таким людям можно легально выплатить отпускные за день-два до отдыха — сразу после обращения.
Если права на внеплановый отпуск нет, работодатель может предложить человеку сдвинуть отпуск на 1–2 дня. Так он сможет выплатить отпускные в срок.
Другой вариант — взять первые дни отпуска за свой счёт. За них не заплатят отпускные, но остальные дни работодатель успеет оплатить вовремя.
Некоторые работодатели идут навстречу сотруднику и оформляют его заявление на отпуск задним числом — за прошедшие даты. Но так можно делать не всегда.

Если работодатель опоздает с зачислением отпускных, ему придётся выплатить сотруднику компенсацию. За каждый день просрочки она считается как 1/150 от ключевой ставки, умноженная на сумму невыплаченных денег.

В июле 2025 года ключевая ставка — 20%. 1/150 от ключевой ставки: 20 × 1/150 = 0,13%. Это число нужно умножить на размер отпускных, которые задолжал работодатель.

Компаниям это невыгодно. Поэтому часто они просят составить график отпусков заранее, чтобы сделать всё вовремя. Это помогает ещё и распределить нагрузку между оставшимися сотрудниками.

Юле не положен внеплановый отдых. Поэтому она заранее договаривается о датах отпуска и подстраивается под них. Если она решит, что выйдет в отпуск не через неделю, а завтра, — работодатель может ей отказать. Или предложит взять эти дни за свой счёт.

Лена — многодетная мать. Если она окажется в той же ситуации, что Юля, работодатель будет обязан пойти ей навстречу. Он выплатит ей отпускные в день обращения — за день до отпуска. Это не будет нарушением, потому что Лена использовала своё право на внеплановый отдых.

Нужно ли платить налог с отпускных

Отпускные — часть официального дохода, а значит, облагаются налогом. Работодатель платит за сотрудника НДФЛ, а также страховые и социальные взносы:

НДФЛ — от 13 до 22% в зависимости от дохода. А для нерезидентов, то есть тех, кто не живёт в России, — 30%.
Страховые взносы рассчитываются как 30%, если у компании нет льгот или других возможностей их уменьшить.

То есть на руки сотрудник получит меньше, чем рассчитал по формуле. Но самостоятельно ему ничего платить не надо — всё это берёт на себя работодатель.

Сумму налога можно уменьшить — за некоторые траты сотрудник имеет право на налоговый вычет. Подробнее о нём рассказали в отдельной статье.

Что будет, если не уходить в отпуск

Можно не брать отпуск, если не хочется. Но в пределах разумного — долго работать без отдыха вредно, можно выгореть и переутомиться. А ещё есть риск навредить работодателю. Если сотрудник не ходил в отпуск два года и больше, компанию могут оштрафовать. Когда отношения с начальством хорошие, по-человечески не стоит добавлять компании проблем.

Неиспользованный отпуск не сгорает. Его можно перенести на следующие месяцы, а если работодатель не против — даже на другой год. А вот отказаться от накопленных дней и заменить их компенсацией чаще всего нельзя, если человек продолжает работать в компании. Такое возможно только в двух случаях:

Если сотруднику положен удлинённый отпуск — сжечь и компенсировать можно только дополнительный срок. Стандартные 28 дней сжечь нельзя: их обязательно нужно отгулять или перенести на другой год.
Если сотрудник увольняется и уже точно не использует свои накопленные дни отпуска.

Дмитрий три года проработал в одном месте. За эти годы он брал отпуск только один раз — в первый год работы. После этого он два года не отдыхал, а затем уволился. Работодатель должен компенсировать ему дни отпуска, которые Дмитрий так и не использовал.

Краткие выводы

Отпускные — это выплата от работодателя за отпуск. Это не зарплата: обычно день отпуска дешевле, чем реальный рабочий день.
Компания платит отпускные за рабочие и выходные дни, но не за государственные праздники. Такие дни не учитываются в общем сроке отпуска.
Чтобы рассчитать размер отпускных, нужно умножить средний заработок за день на количество дней отпуска.
Стоит учитывать, за какой период при расчёте отпускных получится максимальная сумма. Выгоднее всего уходить в отпуск в месяцы, в которых мало или нет праздников.
Обычно отпускные платят за три дня до ухода в отпуск или раньше. Заплатить их позже можно только в особых случаях, когда человек пользуется своим правом на внеплановый отпуск.